Có hai kiểu người. Một kiểu là người có quá nhiều việc để làm trong một ngày. Kiểu người còn lại là người không biết cần phải làm gì trong ngày hôm nay. Dù là kiểu người gì đi nữa, bạn nên có cho mình một danh sách các công việc cần làm, hạn hoàn thành; hay ghi chú lại những cuộc hẹn. Danh sách này được gọi là bảng thời gian biểu cá nhân. Thông qua đó, bạn sẽ quản lý được thời gian một cách hiệu quả hơn; theo dõi được tiến độ công việc tốt hơn. Bài viết hôm nay, Tiến sẽ chia sẻ bí quyết lập bảng thời gian biểu cá nhân; mẫu thời gian biểu cá nhân; cũng như là những phần mềm lập thời gian biểu cá nhân một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng theo dõi nhé!
Câu chuyện quản lý thời gian
Hẳn là mỗi người chúng ta ai cũng đã nghe qua câu chuyện thế này:
Một vị giáo sư nọ trong buổi học đã lấy ra một chiếc bình và lấp vào đó những quả bóng bàn. Tất cả sinh viên đều cho rằng chiếc bình đã đầy thì ông lại cho vào đó những viên sỏi nhỏ. Sau đó ổng lại lấy ra một túi cát và cho vào bình. Những cát hạt dễ dàng len vào những khoảng trống giữa sỏi và bóng bàn. Cuối cùng, ông lại lấy ra một chai nước và đổ vào bình. Lúc này chiếc bình mới thực sự đầy.
Chiếc bình là cuộc sống của mỗi người chúng ta. Những quả bóng bàn đại diện cho những điều quan trọng nhất của mỗi người. Đó là gia đình, là bạn bè, là sức khỏe và là đam mê mà chúng ta theo đuổi. Những viên đá đại diện cho những thứ quan trọng khác như nhà, xe, công việc. Cát và nước là những thứ khác, nhỏ thôi nhưng vẫn hiện diện trong cuộc sống của chúng ta. Nếu như ngay từ đầu cho nước vào cát và nước vào bình; sẽ chẳng còn chỗ cho những quả bóng bàn và sỏi nữa.
Tương tự như trong cuộc sống, bạn cần ưu tiên những việc quan trọng, tốn thời gian và công sức; sau đó mới đến những việc nhỏ. Như vậy thì những việc quan trọng mới đạt được kết quả tốt nhất. Vậy thì làm cách nào để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất? Câu trả lời là: lập bảng thời gian biểu cá nhân.
Lập thời gian biểu giúp chúng ta quản lý thời gian một cách hiệu quả và không bỏ sót các công việc cần làm.
Sự cần thiết của việc lập thời gian biểu cá nhân
Bộ não con người mặc dù siêu việt nhưng chẳng thể nào nhớ hết được việc chúng ta phải làm, cần làm và nên làm trong một ngày. Những chuyện như trễ deadline; quên là ngày đó mình có hẹn; hay trong phòng thi ước gì mình ôn bài từ trước để hiểu bài kỹ hơn,… chắc hẳn mỗi người chúng ta đã trải qua ít nhất một lần.
Tiến nhận thấy là những học viên khi đến học khóa quản lý thời gian của Tiến thuộc hai kiểu người:
- Người có quá nhiều việc cần làm, nghĩa là thời gian biểu cá nhân của họ quá dày đặc. Họ ước gì một ngày của mình có hơn 24 tiếng đồng hồ bởi công việc của họ quá nhiều. Họ bận túi bụi với lịch trình đã được lên kín mít từ sáng đến tối.
- Người có quá nhiều khoảng thời gian nhàn rỗi. Họ là kiểu người khá mộng mơ. Bảng thời gian biểu của họ chỉ 1 – 2 việc chính, thời gian còn lại của họ khá rảnh rang.
Cả hai kiểu người này đều cần lập thời gian biểu cá nhân một cách thật hợp lý. Bởi bảng thời gian biểu cá nhân dày đặc khiến chúng ta không có nhiều thời gian làm những việc khác. Bảng thời gian biểu quá trống lại khiến chúng ta bỏ quên mất những việc mình cần làm, những việc mình nên làm.
Bước đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả là liệt kê một những công việc xoay quanh bạn hàng ngày.
Những lưu ý khi lập thời gian biểu cá nhân
Hãy bắt tay vào viết xuống những việc bạn cần làm cho ngày hôm sau. Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng nhiều người hay gặp phải trường hợp không biết phải làm gì khi có việc. Hoặc rơi vào tình trạng nước đến chân mới nhảy vì quên việc. Do đó, bước đầu tiên khi quản lý thời gian hiệu quả là liệt kê một cách chính xác những công việc xoay quanh bạn hàng ngày. Từ việc công ty, việc nhà, việc ăn ngủ, nghỉ ngơi. Nghỉ ngơi hợp lý cũng góp phần tăng hiệu quả công việc. Những lưu ý khi lập bảng thời gian biểu cá nhân:
Linh hoạt trong việc lập thời gian biểu cá nhân
Mặc dù đã lập ra được thời gian biểu cá nhân với từng mốc thời gian cụ thể. Nhưng sẽ có những việc phát sinh khiến kế hoạch không diễn ra như dự kiến. Ví dụ như thời gian hoàn thành công việc không đúng hạn, có việc đột xuất nằm ngoài kế hoạch. Bạn cần dành ra một khoảng thời gian trống 5 hoặc 15 phút giữa các công việc để nghỉ ngơi, hoặc trừ hao cho công việc không đúng tiến độ.
Tập trung khi thực hiện công việc
Một khi đã bắt tay vào thực hiện các công việc đã được viết ra trong thời gian biểu cá nhân. Hãy chắc chắn rằng bạn tập trung làm việc trong khoảng thời gian đó. Sự xao nhãng khiến hiệu quả công việc và năng suất giảm xuống. Hãy dọn dẹp bàn làm việc thật gọn gàng hoặc chọn những nơi khiến bạn tập trung nhất. Ví dụ như thư viện, quán cà phê làm việc,…
Nghỉ ngơi trong khoảng thời gian trống giữa hai công việc
Việc ngồi một chỗ trong thời gian dài sẽ khiến các bạn cảm thấy mệt mỏi. Hãy để cơ thể thật sự nghỉ ngơi bằng cách thực hiện các bài dãn cơ tại chỗ, đi lại quanh phòng và tập những bài thể dục ngắn. Quan trọng nhất là trong thời gian này hạn chế đụng đến các thiết bị điện tử vì bạn có thể bị lỡ thời gian cho công việc tiếp theo.
Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện bảng thời gian biểu cá nhân
Việc đánh giá hiệu quả công việc vào cuối ngày thực sự quan trọng. Khi đã nhìn thấy được kết quả, bạn sẽ rút ra được những kinh nghiệm phân bổ thời gian làm việc trong ngày, đồng thời tạo cảm hứng thực hiện những công việc tiếp theo.
Một số phần mềm lập thời gian biểu cá nhân
Google Calendar
Google Calendar là một trong số những công cụ cá nhân hữu ích của Google. Google Calendar với giao diện như lịch điện tử thông thường; phân chia từng ô theo thứ, ngày, tháng, năm. Rất tiện lợi để note lại những công việc cần làm trong ngày. Đặc biệt, Google Calendar đặt lịch nhắc nhở ngay trên điện thoại của bạn với vài thao tác đơn giản.
Google Calendar với giao diện như lịch điện tử thông thường; phân chia từng ô theo thứ, ngày, tháng, năm.
TimeTree
Đây là ứng dụng giúp người sử dụng tối ưu và sắp xếp các công việc cá nhân. Ngoài ra, TimeTree còn có khả năng hỗ trợ người dùng chia sẻ lịch trình, tạo thông báo, nhắc nhở theo các nhóm; cài đặt hình ảnh liên quan đến lịch trình của mình. TimeTree phiên bản web và mobile nên bạn hoàn toàn có thể lựa chọn phiên bản dễ sử dụng nhất.
Evernote
Evernote giúp người dùng note các công việc, deadline, lịch học,… một cách dễ ghi nhớ nhất. Tương tự như phần mềm lập thời gian biểu cá nhân Google Calendar, Evernote có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều ứng dụng. Ngoài ra, một điểm cộng nữa là Evernote có tính năng chia sẻ công việc theo nhóm. Bạn có thể lên kế hoạch, làm việc nhóm và teamwork hiệu quả hơn khi các thành viên có thể kết nối và nhắc nhở nhau hoàn thành công việc.
Colornote
Đúng như tên gọi, Colornote giúp bạn lập bảng thời gian biểu với các bảng màu sắc nổi bật. Ghi chú của bạn sẽ rất dễ phân biệt nhờ được chia theo ngày tháng vô cùng khoa học. Bạn cũng có thể cài đặt thông báo dạng văn bản hoặc âm thanh để dễ theo dõi. Ứng dụng được hỗ trợ trên IOS và Android.
Colornote giúp bạn lập bảng thời gian biểu với các bảng màu sắc nổi bật.
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn tìm ra bảng thời gian biểu cá nhân của riêng mình và thực hiện nó một cách hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công!
