Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng đặc biệt quan trọng và không thể thiếu trong công việc cũng như trong cuộc sống. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm cách nào để sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất, tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian như thế nào? Trong bài viết hôm nay, tôi – chuyên gia Đặng Tuấn Tiến sẽ gửi đến bạn đọc lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian và 5 bước quản lý thời gian. Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Trước khi tìm hiểu lợi ích, tầm quan trọng cũng như quy trình 5 bước quản lý thời gian hiệu quả, bạn đã hiểu rõ khái niệm kỹ năng quản lý thời gian là gì hay chưa. Hiểu một cách đơn giản thì kỹ năng quản lý thời gian chính là cách bạn lên kế hoạch thực hiện và sắp xếp thời gian hoàn thành từng đầu việc một cách cụ thể, chi tiết nhất.
Việc sở hữu kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng với kết quả tốt mà vẫn có đủ thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn và làm những việc cá nhân khác. Chính vì thế, đây chính là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà bạn cần rèn luyện ngay hôm nay!
Sử dụng thời gian thông minh giúp nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Giúp tăng năng suất làm việc
Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn biết cách sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa theo mức độ quan trọng cũng như theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng cần được hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó, kỹ năng này cũng giúp ngăn ngừa tình trạng lãng phí thời gian và tiêu tốn năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc bởi mọi thứ đều đã được tổ chức một cách logic, khoa học.
Rèn luyện kỹ năng ra quyết định đúng đắn
Việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường sẽ dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp dẫn đến những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng để suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những hạn chế tình trạng trễ “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.
Quản lý thời gian tốt sẽ hỗ trợ việc đưa ra những quyết định đúng đắn hơn
Hạn chế thói quen xấu
Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, chẳng hạn như dễ bị phân tâm, trì hoãn công việc,… đồng thời tạo động lực để bắt tay vào thực hiện những dự án lớn hơn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
5 bước quản lý thời gian
Sau khi đã tìm hiểu khái niệm và lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian là gì, bạn cũng cần nắm được các bước quản lý thời gian hiệu quả. Dưới đây là gợi ý 5 bước quản lý thời gian cơ bản trong công việc.
Xác định mục tiêu
Việc xác định mục tiêu sẽ cho bạn biết bạn cần phải làm gì mới có thể hoàn thành được mục tiêu đã đề ra. Khi những công việc to lớn được cụ thể hóa thành những mục tiêu nhỏ hơn, chi tiết hơn sẽ giúp giảm bớt khó khăn, áp lực khi hình dụng khối lượng công việc cần thực hiện.
Nhờ vào việc đưa ra mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ cảm thấy tự tin và chủ động hơn trong từng hành động, từng tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Do đó, trước khi bắt tay vào làm, hãy xác định mục tiêu cụ thể cho từng công việc, ứng với từng giai đoạn và đặt ra thời gian biểu thật chi tiết bạn nhé.
Mục tiêu càng cụ thể, càng giảm bớt áp lực triển khai
Lập danh sách những việc cần làm
Tiếp theo, dựa trên những mục tiêu cụ thể đã nêu ra ở trên, cần tiến hành lên danh sách những việc cần làm, cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
Đặc biệt là với những người hay bị phân tâm thì việc lập danh sách những việc cần làm sẽ giúp bạn quản lý tốt quỹ thời gian của mình mà không sợ bỏ sót đầu việc hay quá tập trung vào việc A mà bỏ quên việc B.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên là bước quan trọng giúp bạn hoàn thành công việc một cách khoa học, hiệu quả. Cụ thể là bạn nên sắp xếp công việc theo 4 mức độ:
- Quan trọng và khẩn cấp
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Ít quan trọng nhưng khẩn cấp
- Không quan trọng và không khẩn cấp
Và sau đó ưu tiên dành phần lớn thời gian để làm những việc quan trọng và khẩn cấp trước, với những việc ít quan trọng, không khẩn cấp thì làm sau.
Xác định thời gian thực hiện cho từng công việc cụ thể
Sau khi đã có danh sách những việc ưu tiên và ít ưu tiên, cần xác định thời gian thực hiện và dự kiến thời gian hoàn thành cho từng đầu việc để đảm bảo mọi thứ sẽ đi theo đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy chú ý phân bổ thời gian hợp lý, không nên dành quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng.
Quy định thời gian để đảm bảo đúng hạn các mục tiêu đặt ra
Xem xét, đánh giá việc thực hiện
Cuối cùng, sau mỗi lần kết thúc công việc, bạn cần dành thời gian để kiểm tra, đánh giá xem bạn đã thực hiện mọi việc như thế nào, có đáp ứng deadline hay phát sinh gì ngoài ý muốn không? Từ đó rút kinh nghiệm và có hướng khắc phục để tránh lặp lại những lý do dẫn đến chậm trễ công việc.
Tạm kết về kỹ năng quản lý thời gian là gì
Trên đây là khái niệm kỹ năng quản lý thời gian là gì và gợi ý quy trình 5 bước quản lý thời gian mà bạn có thể tham khảo. Ngoài ra, bạn có thể đăng ký khóa học Quản lý thời gian để làm việc đạt kết quả tối ưu của tôi để biết cách quản lý thời gian hiệu quả hơn. Cảm ơn bạn đã theo dõi!
